1. MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
A. PROSES BISNIS dan SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
Proses bisnis (business Process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles ) mengelompokan kejadian – kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian ( events ) adalah adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Terdapat tiga siklus transaksi utama :
- Siklus pemerolehan / pembelian ( acquisition / purchasing cycle ) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang – barang atau jasa.
- Siklus konversi (conversion cycle ) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.
- Siklus pendapatan ( revenue cycle ) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.
Sistem informasi manajemen – SIM (management information system – MIS ) adalah suatu system yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimoan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sedangjan sistem informasi akuntansi – SIA ( accounting information system – AIS ) sendiri dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi.
B. LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
Sebagaimana dibahas sebelumnya, sebernarnya SIM merupakan seperangkat subsistem. Semua subsistem ini bersifat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi – fungsinya.
Sebagai contoh, Departemen Produksi perlu memelihara informasi tentang pesanan, jadwal produksi dan persediaan. Departemen Pemasaran perlu mencatat data mengenai tren pesanan pelanggan, nama dan alamat. Departemen SDM memerluka akses ke informasi tentang persyaratan jabatan, kualisifikasi karyawan dan jadwal pelatihan.
SIA munelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji dan jam kerja. Tumpang tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses – proses bisnis mendasar yang sama. Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang terpencar penjadi sistem perencaan sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning – ERP system ). ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan.
C. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
a. Membuat Laporan Eksternal.
Untuk menghasilkan laporan – laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dan badan – badan pemerintah, dan yang lain.
b. Mendukung Aktivitas Rutin.
Untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. contohnya antara lain menerima pesana pelanggan, mengirimkan barang dan jasa dan sebagainya.
c. Mendukung Pengambilan Keputusan.
Untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Seperti mengetahui produk – produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.
d. Perencanaan dan Pengendalian.
Untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirangcang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.
e. Menerapkan Pengendalian Internal.
Pengendalian internal ( internal control ) mencakup kebijakan – kebijakan, prosedur – prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset – aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
D. PERAN AKUNTAN dalam HUBUNGANNYA dengan SIA.
a. Akuntan sebagai Pengguna.
Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain – lain.
b. Akuntan sebagai Manajer.
Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Di oraganisasi – organisasi kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup tidak hannya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan.
c. Akuntan sebagai Konsultan.
Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntasi international, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.
d. Akuntan sebagai Evaluator.
Akuntan menyediakan bermacam java evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.
e. Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan.
Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien – klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa – jasa perpajakan untuk klien – klien mereka.
2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA
A. PROSES dan KEJADIAN BISNIS.
Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :
a. Siklus pemerolehan / pembelian ( acquisition / purchasing cycle ) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya besifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :
- Mendiskusikan dengan para pemasok.
- Memproses permitaan.
- Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.
- Menerima barang atau jasa dari pemasok.
- Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.
- Memilih faktur – faktur yang akan dibayar.
- Menulis cek.
b. Siklus konversi ( conversion cycle ) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.
c. Siklus pendapatan ( revenue cycle ) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :
- Merespon permintaan informasi dan pelanggan.
- Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.
- Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.
- Menagih pelanggan.
- Melakukan penagihan uang.
- Menyetorkan uang kas ke bank.
- Menyusun laporan.
B. PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN dalam PROSES BISNIS.
Pedoman mengakui kejadian :
- Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
- Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal.
- Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen yang lain.
- Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela / diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.
- Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
C. PENGORGANISASIAN DATA dalam SIA
- Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar.
- Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi.
D. JENIS – JENIS FILE dan DATA.
a. File induk.
- Menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen – agen eksternal, agen – agen internal atau barang dan jasa.
- File induk tidak menyediakan transaksi – transaksi individual.
- Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
- Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.
- Agen eksternal adalah orang – orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan.
- Agen internal adalah orang – orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam proses bisnis.
b. File transaksi.
- File transaksi menyimpan data tentang kejadian.
- Biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.
- Biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
- Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.
c. Hubungan antara file transaksi dan file induk.
- File pesanan memeberikan tanggal bahwa pesnan diterima.
- Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan.
- Untuk mengetahui barang apa yang dipesan.
- Untuk memperoleh data barang yang dipesan.
E. KEJADIAN dan AKTIVITAS.
a. Pencatatan.
Mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.
b. Pembaruan.
Mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.
c. Pemeliharaan file.
Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.
3. MENDOKUMENTASIKAN SISTEM INFORMASI.
A. DIAGRAM AKTIVITAS UML
UML ( unified modeling language ) merupaka suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.
a. Overview activity diagram.
Menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, urutan kejadian – kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.
b. Diagram detailed activity.
Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadianyang ditunjukan pada overview diagram.
B. MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM.
a. Langkah pendahuluan.
- Membaca urutan narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.
- Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama – nama kejadian. Pedoman peamaan kejadian adalah sebagai berikut :
- Pakailah nama umum yang mencerminkan tujuan kejadian.
- Hindari nama – nama yang berfokus pada langkah – langkah terperinci dalan kejadian.
- Buat menjadi spesifik.
- Awali nama dengan kata kerja.
- Jangan melibatkan nama karyawan atau kejadian.
b. Langkah untuk membuat diagram aktivitas.
- Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. Swimlanes adalah Suatu kolom dalam diagram aktivitas yang memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.
- Membuat diagram untuk masing – masing kejadian.
- Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis.
- Menggambar table ( file ) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.
C. MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM.
- Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas.
- Buat table arus kerja.
- Identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.
- Untuk setiap detailed activity diagram, lakukanlah beberapa langkah pendahuluan sebagai berikut :
- Buatlah swimlane untuk agen – agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram tersebut.
- Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.
- Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas.
- Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas – aktivitas di dalam diagram itu.
- Gunakan garis putus – putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.
- Dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.
- Gunakan garis putus – putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.
4. MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS.
A. PENGENDALIAN INTERNAL dan PERAN AKUNTAN.
Pengendalian internal (internal Control) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memeberikan kepastian yang beralaskan terkait dengan pencapaian sasaran.
Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajerm pengguna, perancang dan evaluator sistem akuntansi.
- Tanggung jawab manajer mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendaian internal perusahaan.
- Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
- Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
- Dalam peranya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.
B. KOMPONEN dan SASARAN PENGENDALIAN INTERNAL.
a. Komponen pengendalian internal.
- Lingkungan pengendalian.
- Penentuan risiko.
- Aktivitas pengendalian.
- Informasi dan komunikasi.
- Pengawasan.
b. Sasaran pengendalian Internal.
- Pelaksanaan.
- Sistem informasi.
- Perlindungan asset.
- Kinerja
C. PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN.
a. Siklus pendapatan.
Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut :
1. Penyerahan barang dan jasa :
- Diperbolehkannya penjualan atau layanan yang tidak terotorisasi.
- Penjualan / layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.
- Jenis barang / jasa salah.
- Kuantitas / kualitas salah.
- Pelanggan / alamat salah.
2. Penerimaan kas :
- Kas tidak diterima atau terlambat diterima.
- Jumlah kas yang diterima salah.
Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penetuan risiko pelaksanaan :
- Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
- Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.
- Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.
- Beri penilaian terhadap signifikansi risiko – risiko yang tersisa.
- Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor – faktor yang berkontribusi terhadap risiko.
b. Siklus pemerolehan.
Risiko pelaksanaan yang bersifat umum :
1. Menerima barang dan jasa :
- Diterima barang / jasa yang tidak terotorisasi.
- Barang / jasa yang tidak diharapkan untuk diterima, tidak terjadi, terlambat atau tanpa sengaja terjadi dua kali.
- Jenis barang / jasa yang diterima salah.
- Kuantitas atau kualitas salah.
- Salah pemasok.
2. Melakukan pembayaran :
- Pembayaran yang tidak terotorisasi.
- Kas tidak dibayar, terlabat / membayar dua kali.
- Jumlah yang dibayar salah.
- Membayar kepada pemasok yang salah.
Lima langkah yang bermanfaat dalam memahami dan menilai risiko pelaksanaan :
- Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
- Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima tergolong berisiko.
- Nyatakan kembali setiap risiko yang bermanfaat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.
- Berikan penilaian atas signifikansi risiko – risiko yang tersisa.
- Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor - faktor yang berkontribusi terhadap risiko.
Sumber : V.Rama Dasaratha / L.Jones Frederick."SISTEM INFORMASI AKUNTANSI".2008.Salemba Empat.Jakarta
