Tampilkan postingan dengan label Manajemen. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Manajemen. Tampilkan semua postingan

1.1.14

DATA FLOW DIAGRAM OF THE COMPOSITE MAP CONSTRUCTION PROCESS


Pada gambar data flow diagram di atas merupakan diagram the composite map construction process. Dimana terdapat beberapa sumber ekternal yang di inputkan (masukkan). Sumber eksternal pertama ada Linkage Data yang mempunyai dua alur data, alur pertama berupa pedlegree dan genotypes yang kemudian akan diproses pada Two-Point Analysis. Hasil proses tersebut akan disimpan pada database Chromosome Assigments, setelah disimpan data pada database tersebut diambil untuk diproses oleh Multipoint Linkage Analysis yang kemudian akan menghasilkan Linkage Maps.

Padas umber ekternal kedua, ada data yang diperoleh dari Bovine Sequence yang kemudian akan diproses oleh Match Markers. Kemudian data tersebut diproses kembali pada Resolve Assignments, dan data tersebut dikembalikan ke Macth Markers dan sisanya diberikan ke Joint Linkage / RH Multipoint Analysis untuk diproses. Proses di Joint Linkage / RH Multipoint Analysis merupakan proses gabungan yang datanya di dapat juga dari BAC Fingerprint Map dan Genome Sequence yang berupa Ordering Hints. Setelah diproses menjadi satu data tersebut disimpan pada Consenesus Order Independent Scales., dan diproses oleh Project to Common Scales yang akan menghasilkan Composite Linkage / RH Maps.

Sumber eksternal yang ketiga merupakan data yang diperoleh dari RH Data, seperti Marker ID dan Primer Sequence yang diproses pada Match Markers. Dan Vectors yang diproses pada Two-Point Analysis, lalu data yang diproses pada Two-Point Analysis disimpan pada Chromosome Assignments dan diproses kembali oleh Resolve Assignments. Data hasil prosesan tersebut di kembalikan ke Chromosome Assignments untuk disimpan. Setelah itu Multipoint RH Analysis mengambil data tersebut untuk diproses dan menghasilkan RH Maps.

2.12.13

DATA FLOW DIAGRAM ( DFD)

A. PENJELASAN DFD.

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.


B. FUNGSI DFD.


Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :
  • Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
  • DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
  • DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

C. KOMPONEN DFD.


DFD memiliki 4 komponen yaitu:

1. Proses.
  • Menggambarkan bagian dari sistem yang mengubah input menjadi output.
  • Disimbolkan dengan lingkaran.
  • Pemberian nama untuk proses dapat dilakukan dengan menggunakan satu kata tunggal atau kalimat sederhana.
2. Alur Data.
  • Menandakan perpindahan data dari suatu bagian ke bagian lain.
  • Di simbolkan dengan anak panah.
  • Di beri nama di bagian samping anak panah.
3. Data Store.
  • Untuk pengumpulan data.
  • Simbol 2 garis horizontal sejajar secara parallel.
  • Menunjukan nama filenya.
  • Suatu alur ke data store dapat di artikan sebagai writing,updating atau deleting.
4. Terminator.
  • Merupakan sumber atau tujuan alur data.
  • Di kenal sebagai entity atau external entity.
  • Di simbolkan persegi panjang.
  • Dapat berupa 1 atau sekelompok orang.
D. SYARAT – SYARAT PEMBUATAN DFD.

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :
  1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.
  2. Pemberian nomor pada komponen proses.
  3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat.
  4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.
  5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.
E. PENGGAMBARAN DFD.

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

1. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.
3. Buat Diagram Konteks (diagram context). Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Caranya :
  • Tentukan nama sistemnya.
  • Tentukan batasan sistemnya.
  • Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
  • Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator dari/ke sistem.
  • Gambarkan diagram konteks.
4. Buat Diagram Level Zero. Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :
  • Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
  • Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
  • Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
  • Gambarkan diagram level zero. ( Hindari perpotongan arus data dan beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses)).
5. Buat Diagram Level Satu. Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Caranya :
  • Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
  • Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing subproses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
  • Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
  • Gambarkan DFD level Satu. (Hindari perpotongan arus data dan beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya).
6. DFD Level Dua, Tiga, ... . Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dengan proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yang digunakan sama dengan level satu.




Sumber : 



3.11.13

DFD WARUNG AGEN

DFD di bawah ini merupakan DFD dari Warung Agen yang sistemnya sudah di bahas di tulisan Sebelumnya...!!!


SISTEM INFORMASI AKUNTANSI part 2

5. MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI.

A. MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI.

a. Pedoman untuk Mengidentifikasi Perlunya Tabel Transaksi :
  • Tentukan kejadian – kejadian di dalam proses.
  • Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat di dalam sistem.
  • Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencangkup penggunaan data yang telah dicatat di dalam SIA.
  • Keluarkan kejadian pemeliharaan.
b. Kejadian dan Tabel Induk.

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar berikut ini akan diperluas dengan menambahkan tabel induk kas dan buku besar.
  • Barang / jasa.
  • Agen.
  • Kas.
  • File induk buku besar.
Salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

B. ATRIBUT dan HUBUNGAN.

a. Kunci Utama.

Kunci utama (primary key) adalah atribut – atribut yang secara unik mengidentifikasikan record di tabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasikan record tersebut.

b. Kunci Asing.

Kunci utama (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya dan juga di gunakan untuk menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan.

c. Hubungan Antatabel.

Kardinalitas hubungan menunjukkan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya atau pelaku) dihuungkan dengan jenis entitas lainnya.
  • Hubungan satu dengan satu.
  • Hubungan satu dengan banyak.
  • Hubingan banyak dengan banyak.
C. PENDESAINAN DATA dengan DIAGRAM KELAS UML.

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML.
  • Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
  • Letakkan tabel(file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML.
  • Tentukan hubungan antartabel.
  • Tentukan atribut yang diperlukan.
  • Hubungkan tabel – tabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tersebut.
6. MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN.

A. QUERY.

Query adalah elemen penting basis data relasional. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.
  • Structured Query Language (SQL) merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional.
  • Query by Example (QBE) suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancangan menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.
B. SPESIFIKASI QUERY.
  • Query Satu Tabel.
  • Query Banyak Tabel.
C. JENIS – JENIS LAPORAN.
  • Laporan Daftar Sederhana (Simple List Report ). Daftar transaksi penjualan.
  • Laporan Perincian yang Dikelompokkan (Grouped Detail Report ). Daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk.
  • Laporan Ringkasan (Summary Report). Hanya memberikan ringkasan angka – angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing – masing transaksi penjualan.
  • Laporan Entitas Tunggal (Single Entity Report). Seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.
a. Tata Letak Laporan.
  • Header halaman (page header). Dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman.
  • Kotak label dan kotak halaman. Kotak label (label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam tabel. Kotak teks (text box) menampilkan data yang diambil dari tabel.
  • Mengelompokkan atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokkan menurut sesuatu.
  • Header kelompok (group header). Dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.
  • Perincian kelompok. Transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan di bagian perincian kelompok. 
  • Footer kelompok (group footer). Dapat digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang dikelompokkan.
b. Isi Laporan.

Perancang harus menganalisi kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan di dalam setiap laporan. Lalu, tabel yang memuat unsur – unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut haru diidentifikasikan. Informasi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria.

D. LAPORAN KEJADIAN.
  • Daftar Kejadian Sederhana (Simple Event List) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
  • Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan (Grouped Event Detail Reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen.
  • Laporan Ringkasan Kejadian (Event Summary Report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.
  • Laporan Satu Kejadian (Single Event Report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
E. DAFTAR ACUAN dan LAPORAN STATUS.

a. Daftar Acuan (Reference List) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.
b. Laporan Status (Status Report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.
  • Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasaatau agen maupun kejadian yang menyebabkan perubahan data ringkasan.
  • Laporan ringkasan status (summary status report) mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.
  • Laporan status satu barang / jasa / agen (single products / service / agen status reports) biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas.
F. LAMPIRAN.

Menggunakan Pola Navigasi untuk Mendesai Query.
  • Identifikasi record yang memenuhi kondisi tertentu.
  • Identifikasi record dimana nilai pada atribut satu tabel sesuai dengan nilai beberapa atribut di tabel lainnya.
7. MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR.

A. PERLUNYA FORMULIR.

Formulir menyajikan antar muka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain tabel atau mencari tabel – tabel yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.

B. HUBUNGAN ANTARA FORMULIR INPUT DAN TABEL.

Terdapat tiga hubungan antar tabel dan formulir :
  1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.
  2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
  3. Dua tabel atau lebih untuk mencatat data di satu tabel.
C. JENIS – JENIS FORMULIR INPUT.

  1. Formulir Entri Satu Record (Single Record Entry Form) Hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu tabel tertentu.
  2. Formulir Entri Bentuk Tabel (Tabular Entry Form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu table.
  3. Formulir Entri Multitable (Multitable Entry Form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.
D. CARA – CARA ENTRI DATA.
  • Agen internal mengetik data.
  • Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan table pencarian (look-up table), tombol radio (radio button) atau kotak cek (check box).
  • Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.
  • Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs Web perusahaan. 
8. INTERAKSI DENGAN FORMULIR.

A. ELEMEN – ELEMEN ANTARMUKA FORMULIR.

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek – objek pada formulir yang digunakan untuk memsaukkan informasi atau melakukan tindakan.
  • Kotak teks (text box).
  • Label.
  • Fitur pencarian (look-up feature).
  • Tombol perintah (common button).
  • Tombol radio (radio button).
  • Kotak cek (check boxes).
B. MENINGKATKAN AKURASI dan EFISIENSI ENTRI DATA.

Sepuluh pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data.
  • Kunci utama.
  • Fitur pencarian.
  • Pemindaian.
  • Pemeriksaan record (record checking).
  • Konfirmasi (confirmation).
  • Integritas referensial.
  • Pemeriksaan format (format checks).
  • Aturan validasi (validation risk).
  • Default.
  • Melarang field kosong.
9. MENDESAIN FORMULIR.
  • Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan.
  • Menggunakan formulir entri data satu record.
  • Menggunakan formulir satu record.
  • Menggunakan formulir entri data bentuk table.
  • Menggunakan formulir entru multitable.

SUMBER : V.Rama Dasaratha / L.Jones Frederick."SISTEM INFORMASI AKUNTANSI".2008.Salemba Empat.Jakarta

29.10.13

SISTEM PADA WARUNG AGEN DENGAN DIAGRAM AKTIVITAS UML

Warung Agen yang merupakan salah satu bentuk UKM dalam bidang penjualan barang. Pelayanan pada konsumen dilakukan secara manual. Dimana, setiap ketersediaan barang dagang di gudang dicek dan diperiksa langsung oleh petugas / karyawan gudang, sedangkan ketersediaan barang dagang di warung toko di cek dan diperiksa oleh petugas toko tersebut.

Dimana jika ketersediaan barang yang ada di toko / warung sedang menipis atau tidak ada. Maka, petugas toko akan meminta barang dari gudang. Karyawan gudang selalu memesan barang – barang dagang dari para supplier.

Setiap penjualan barang dagang akan selalu dicatat dalam buku catatan dan kemudian setiap hari menjelang tutup, petugas toko akan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada manajer atau ke kepala toko tersebut.

Berikut ini Diagram Aktivitas UML pada Warung Agen :





17.10.13

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI part 1

1. MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
A. PROSES BISNIS dan SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
Proses bisnis (business Process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles ) mengelompokan kejadian – kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian ( events ) adalah adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Terdapat tiga siklus transaksi utama :
  • Siklus pemerolehan / pembelian ( acquisition / purchasing cycle ) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang – barang atau jasa.
  • Siklus konversi (conversion cycle ) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.
  • Siklus pendapatan ( revenue cycle ) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.
Sistem informasi manajemen – SIM (management information system – MIS ) adalah suatu system yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimoan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sedangjan sistem informasi akuntansi – SIA ( accounting information system – AIS ) sendiri dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi.

B. LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
Sebagaimana dibahas sebelumnya, sebernarnya SIM merupakan seperangkat subsistem. Semua subsistem ini bersifat penting dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi – fungsinya.
Sebagai contoh, Departemen Produksi perlu memelihara informasi tentang pesanan, jadwal produksi dan persediaan. Departemen Pemasaran perlu mencatat data mengenai tren pesanan pelanggan, nama dan alamat. Departemen SDM memerluka akses ke informasi tentang persyaratan jabatan, kualisifikasi karyawan dan jadwal pelatihan.
SIA munelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji dan jam kerja. Tumpang tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses – proses bisnis mendasar yang sama. Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengkonversi sistem informasi mereka yang terpencar penjadi sistem perencaan sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning – ERP system ). ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan.

C. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.
a. Membuat Laporan Eksternal.
Untuk menghasilkan laporan – laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dan badan – badan pemerintah, dan yang lain.
b. Mendukung Aktivitas Rutin.
Untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. contohnya antara lain menerima pesana pelanggan, mengirimkan barang dan jasa dan sebagainya.
c. Mendukung Pengambilan Keputusan.
Untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Seperti mengetahui produk – produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.
d. Perencanaan dan Pengendalian.
Untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirangcang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

e. Menerapkan Pengendalian Internal.
Pengendalian internal ( internal control ) mencakup kebijakan – kebijakan, prosedur – prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset – aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

D. PERAN AKUNTAN dalam HUBUNGANNYA dengan SIA.
a. Akuntan sebagai Pengguna.
Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain – lain.
b. Akuntan sebagai Manajer.
Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Di oraganisasi – organisasi kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup tidak hannya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan.

c. Akuntan sebagai Konsultan.
Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntasi international, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

d. Akuntan sebagai Evaluator.
Akuntan menyediakan bermacam java evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.

e. Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan.
Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien – klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa – jasa perpajakan untuk klien – klien mereka.


2. PROSES BISNIS DAN DATA SIA
A. PROSES dan KEJADIAN BISNIS.
Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :
a. Siklus pemerolehan / pembelian ( acquisition / purchasing cycle ) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya besifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :
  • Mendiskusikan dengan para pemasok.
  • Memproses permitaan.
  • Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.
  • Menerima barang atau jasa dari pemasok.
  • Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.
  • Memilih faktur – faktur yang akan dibayar.
  • Menulis cek.
b. Siklus konversi ( conversion cycle ) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang – barang dan jasa.
c. Siklus pendapatan ( revenue cycle ) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :
  • Merespon permintaan informasi dan pelanggan.
  • Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.
  • Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.
  • Menagih pelanggan.
  • Melakukan penagihan uang.
  • Menyetorkan uang kas ke bank.
  • Menyusun laporan.
B. PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN dalam PROSES BISNIS.
Pedoman mengakui kejadian :
  • Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
  • Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal.
  • Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen yang lain.
  • Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela / diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.
  • Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
C. PENGORGANISASIAN DATA dalam SIA
  • Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar.
  • Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi.
D. JENIS – JENIS FILE dan DATA.
a. File induk.
  • Menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen – agen eksternal, agen – agen internal atau barang dan jasa.
  • File induk tidak menyediakan transaksi – transaksi individual.
  • Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
  • Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.
  • Agen eksternal adalah orang – orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan.
  • Agen internal adalah orang – orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam proses bisnis.
b. File transaksi.
  • File transaksi menyimpan data tentang kejadian.
  • Biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.
  • Biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
  • Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.
c. Hubungan antara file transaksi dan file induk.
  • File pesanan memeberikan tanggal bahwa pesnan diterima.
  • Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan.
  • Untuk mengetahui barang apa yang dipesan.
  • Untuk memperoleh data barang yang dipesan.
E. KEJADIAN dan AKTIVITAS.
a. Pencatatan.
Mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

b. Pembaruan.
Mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

c. Pemeliharaan file.
Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.


3. MENDOKUMENTASIKAN SISTEM INFORMASI.
A. DIAGRAM AKTIVITAS UML
UML ( unified modeling language ) merupaka suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.

a. Overview activity diagram.
Menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, urutan kejadian – kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.

b. Diagram detailed activity.
Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadianyang ditunjukan pada overview diagram.

B. MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM.
a. Langkah pendahuluan.
  1. Membaca urutan narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.
  2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama – nama kejadian. Pedoman peamaan kejadian adalah sebagai berikut :
  • Pakailah nama umum yang mencerminkan tujuan kejadian.
  • Hindari nama – nama yang berfokus pada langkah – langkah terperinci dalan kejadian.
  • Buat menjadi spesifik.
  • Awali nama dengan kata kerja.
  • Jangan melibatkan nama karyawan atau kejadian.
b. Langkah untuk membuat diagram aktivitas.
  • Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. Swimlanes adalah Suatu kolom dalam diagram aktivitas yang memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.
  • Membuat diagram untuk masing – masing kejadian.
  • Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis.
  • Menggambar table ( file ) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.
C. MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM.
  1. Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas.
  2. Buat table arus kerja.
  3. Identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.
  4. Untuk setiap detailed activity diagram, lakukanlah beberapa langkah pendahuluan sebagai berikut :
  • Buatlah swimlane untuk agen – agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram tersebut.
  • Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut.
  • Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas.
  • Atur dokumen yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas – aktivitas di dalam diagram itu.
  • Gunakan garis putus – putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.
  • Dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.
  • Gunakan garis putus – putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.

4. MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS.
A. PENGENDALIAN INTERNAL dan PERAN AKUNTAN.
Pengendalian internal (internal Control) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memeberikan kepastian yang beralaskan terkait dengan pencapaian sasaran.
Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajerm pengguna, perancang dan evaluator sistem akuntansi.
  • Tanggung jawab manajer mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendaian internal perusahaan.
  • Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
  • Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
  • Dalam peranya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.
B. KOMPONEN dan SASARAN PENGENDALIAN INTERNAL.
a. Komponen pengendalian internal.
  • Lingkungan pengendalian.
  • Penentuan risiko.
  • Aktivitas pengendalian.
  • Informasi dan komunikasi.
  • Pengawasan.
b. Sasaran pengendalian Internal.
  • Pelaksanaan.
  • Sistem informasi.
  • Perlindungan asset.
  • Kinerja
C. PENENTUAN RISIKO PELAKSANAAN.
a. Siklus pendapatan.
Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut :
1. Penyerahan barang dan jasa :
  • Diperbolehkannya penjualan atau layanan yang tidak terotorisasi.
  • Penjualan / layanan jasa yang terotorisasi tidak terjadi, terlambat atau digandakan tanpa disengaja.
  • Jenis barang / jasa salah.
  • Kuantitas / kualitas salah.
  • Pelanggan / alamat salah.
2. Penerimaan kas :
  • Kas tidak diterima atau terlambat diterima.
  • Jumlah kas yang diterima salah.
Lima langkah yang bermanfaat dalam pemahaman dan penetuan risiko pelaksanaan :
  • Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
  • Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.
  • Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.
  • Beri penilaian terhadap signifikansi risiko – risiko yang tersisa.
  • Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor – faktor yang berkontribusi terhadap risiko.
b. Siklus pemerolehan.
Risiko pelaksanaan yang bersifat umum :

1. Menerima barang dan jasa :
  • Diterima barang / jasa yang tidak terotorisasi.
  • Barang / jasa yang tidak diharapkan untuk diterima, tidak terjadi, terlambat atau tanpa sengaja terjadi dua kali.
  • Jenis barang / jasa yang diterima salah.
  • Kuantitas atau kualitas salah.
  • Salah pemasok.
2. Melakukan pembayaran :
  • Pembayaran yang tidak terotorisasi.
  • Kas tidak dibayar, terlabat / membayar dua kali.
  • Jumlah yang dibayar salah.
  • Membayar kepada pemasok yang salah.
Lima langkah yang bermanfaat dalam memahami dan menilai risiko pelaksanaan :
  • Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
  • Identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima tergolong berisiko.
  • Nyatakan kembali setiap risiko yang bermanfaat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari.
  • Berikan penilaian atas signifikansi risiko – risiko yang tersisa.
  • Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor - faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Sumber : V.Rama Dasaratha / L.Jones Frederick."SISTEM INFORMASI AKUNTANSI".2008.Salemba Empat.Jakarta

25.4.12

UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber).
Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan).
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media).
Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima).
Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek).
Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Hambatan Komunikasi :

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

  • Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. 
  • Hambatan dalam penyandian/simbol 

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

  • Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. 
  • Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima 
  • Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. 
  • Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya. 
2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.



Sumber :
  1. http://organisasi.org/analisis-pengertian-komunikasi-dan-5-lima-unsur-komunikasi-menurut-harold-lasswell
  2. http://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/

KLASIFIKASI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya.

Tetapi banyak manager perusahaan/organisasi berfikir bahwa penerapan keamanan pada informasinya menguras sumber daya dan tidak memberikan jaminan keamanan yang diinginkan. Sehingga memberikan kesimpulan bahwa biaya keamanan yang diberikan tidak sebanding dengan keuntungan yang diperoleh organisasi.

Bisa jadi yang dilakukannya adalah memberikan pengamanan informasi secara sama rata atau tidak tepat terhadap aset informasi yang dimiliki. Sehingga mengakibatkan biaya yang dikeluarkan menjadi tidak efisien dan tidak sebanding dengan nilai informasi itu sendiri.

Dalam kenyataannya tidak semua informasi mempunyai nilai guna yang sama, atau memiliki risiko yang sama, mekanisme perlindungan dan proses recovery-nya atau lainnya pun, pasti berbeda. Sehingga agar menjadi efisien, informasi sebagai aset organisasi harus diberikan klasifikasi berdasarkan risiko, nilai guna data, atau kriteria lainnya yang ditentukan dalam organisasi.

Mengapa informasi perlu diklasifikasikan

Seringkali organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai contoh adalah informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau harus diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi dengan konsumennya atau mitra bisnisnya.

Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya. Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi sangatlah penting. Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

Keuntungan melakukan klasifikasi data/informasi bagi organisasi adalah :

  1. Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data dalam organisasi. 
  2. Menghemat biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan hanya terhadap data yang memang memerlukannya. 
  3. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata kualitasnya. 
  4. Mendukung pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi yang lebih baik dimasa yang akan datang. 
  5. Menyediakan proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan menentukan prioritas serta nilai data. 

Sistem pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi mudah dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.

Memulai melakukan pengklasifikasian informasi

Sebelum melakukan pengklasifikasian informasi, seorang profesional keamanan informasi (profesional KI) perlu memberikan beberapa pertanyaan terhadap proyeknya itu :

- apakah pihak eksekutif mendukung ?

Tanpa dukungan eksekutif, pengklasifikasian informasi menjadi sulit dicapai atau tidak akan berpengaruh dalam organisasi. Sebab dukungan eksekutif penting dalam upaya mensosialisasikan regulasi klasifikasi informasi.

- apa yang akan dilindungi dan dari apa ?

Profesional KI perlu membuat matrik analisa serangan dan resiko yang mungkin akan terjadi terhadap data/informasi organisasi, disertai solusi untuk mengeliminir resiko dan serangan tersebut. Selain itu perlu diberikan juga analisa impak yang terjadi terhadap organisasi atas serangan/resiko dan recoverinya.

- apakah terdapat kebijakan tertentu yang harus dipertimbangkan ?

Kebijakan tertentu bisa saja berdampak pada pengklasifikasian informasi, untuk itu seorang profesional KI perlu mengetahui semua kebijakan yang ada dalam organisasi yang akan berpengaruh dalam implementasi keamanan informasi.

- apakah organisasi mempunyai rasa memiliki data ?

Organisasilah yang memiliki data, bukan milik bagian TI. Sehingga organisasi secara keseluruhan harus mempunyai tanggung jawab terhadap pengelolaan data/informasi tersebut. Bila hanya diserahkan pada orang-orang TI saja, tentunya akan menjadi tidak efektif. Sebab pengamanan data merupakan keseluruhan proses yang terjadi terhadap setiap kegiatan dari data itu.

Bagaimana informasi diklasifikasikan

Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut :

  1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi. 
  2. Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi. 
  3. Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi. 
  4. Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi. 
  5. Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi. 
  6. Mengklasifikasi informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya : 
  • Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera; 
  • Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret, confidential; 
  • Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai; 
  • Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam; 
  • Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read only; 
  • Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi; 
  • Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client, staff only. 

Contoh pengklasifikasian informasi

Restricted : informasi yang dilindungi, yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan privasi.

Sensitive : informasi penting yang dilindungi dimana bila tidak ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau berdampak pada bisnis, finansial dan hukum.

Operasional : informasi yang bila tidak ditangani dengan benar menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi.

Private : merupakan informasi data pribadi atau data milik perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum.

Unrestricted : yang dapat diakses secara bebas sebagai informasi umum.



Sumber :
  1. http://hadiwibowo.wordpress.com/2008/08/05/klasifikasi-informasi/

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan.

Terdapat 4 metode bagaimana cara organisasi dalam pengambilan keputusan, ke 4 metode tersebut adalah : yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority rule after discussion), dan kesepakatan (consensus).

a. Kewenangan Tanpa Diskusi

Metode pengambilan keputusan ini seringkali digunakan oleh para pemimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu, metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidak percayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok,daripada keputusan yang diambil secara individual.

b. Pendapat Ahli

Kadang-kadang seorang anggota organisasi oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karenasangat sulit menentukan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik; untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

c. Kewenangan Setelah Diskusi

Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama. Karena metode authority rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan mengingkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas. Dengan perkataan lain, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu pada anggota organisasi akan bersaing untukmempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan. Artinya bagaimana para anggota organisasi yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

d. Kesepakatan

Kesepakatan atau konsensus akan terjadi kalau semua anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari seluruh anggota organisasi akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu metode konsensus sangat penting khususnya yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

Namun demikian, metodepengambilan keputusan yang dilakukan melalui kesepakatn ini, tidak lepas juga dari kekurangan-kekurangan. Yang paling menonjol adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan di atas, menurut Adler dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode lebih unggul dibandingkan metode pengambilan keputusan lainnya. Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dalam situasi tertentu, bergantung pada faktor-faktor:

  • Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan, 
  • Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok, dan 
  • Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut. 

Menurut Herbert A. Simon, Proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

  • Kegiatan Intelijen : Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan. 
  • Kegiatan Desain  : Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan. 
  • Kegiatan Pemilihan  : Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia. 

Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan keputusan meliputi:

  • Proses pencarian/penemuan tujuan 
  • Formulasi tujuan
  • Pemilihan Alternatif
  • Mengevaluasi hasil-hasil 

Pendekatan konperhensif lainnya adalah dengan menggunakan analisis sistem, Menurut ELBING ada lima langkah dalam proses pengambilan keputusan:

  • Identifikasi dan Diagnosa masalah 
  • Pengumpulan dan Analisis data yang relevan
  • Pengembangan dan Evaluasi alternative alternative
  • Pemilihan Alternatif terbaik
  • Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap hasil-hasil 




Sumber :
  1. http://hutantropis.com/metode-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi
  2. http://mizan92.wordpress.com/2012/01/12/proses-mempengaruhi-dan-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi/

5.4.12

PENGERTIAN MOTIVASI & TEORI MOTIVASI

A. Pengertian Motivasi.

Pengertian Motivasi. Motif seringkali diartikan dengan istilahdorongan. Dorongan atau tenaga tersebut merupakan gerak jiwa dan jasmani untuk berbuat. Jadi motif tersebut merupakan suatu driving force yang menggerakkan manusia untuk bertingkah-laku, dan di dalam perbuatannya itu mempunyai tujuan tertentu. Setiap tindakan yang dilakukan oleh manusia selalu di mulai dengan motivasi (niat). Menurut Wexley & Yukl (dalam As’ad, 1987) motivasi adalah pemberian atau penimbulan motif, dapat pula diartikan hal atau keadaan menjadi motif. Sedangkan menurut Mitchell (dalam Winardi, 2002) motivasi mewakili proses- proses psikologikal, yang menyebabkan timbulnya, diarahkanya, dan terjadinya persistensi kegiatan- kegiatan sukarela (volunter) yang diarahkan ke tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Gray (dalam Winardi, 2002) motivasi merupakan sejumlah proses, yang bersifat internal, atau eksternal bagi seorang individu, yang menyebabkan timbulnya sikap antusiasme dan persistensi, dalam hal melaksanakan kegiatan- kegiatan tertentu.

Morgan (dalam Soemanto, 1987) mengemukakan bahwa motivasi bertalian dengan tiga hal yang sekaligus merupakan aspek- aspek dari motivasi. Ketiga hal tersebut adalah: keadaan yang mendorong tingkah laku (motivating states), tingkah laku yang di dorong oleh keadaan tersebut (motivated behavior), dan tujuan dari pada tingkah laku tersebut(goals or ends of such behavior). McDonald (dalam Soemanto, 1987) mendefinisikan motivasi sebagai perubahan tenaga di dalam diri seseorang yang ditandai oleh dorongan efektif dan reaksi- reaksi mencapai tujuan. Motivasi merupakan masalah kompleks dalam organisasi, karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi berbeda satu dengan yang lainnya. Hal ini berbeda karena setiap anggota suatu organisasi adalah unik secara biologis maupun psikologis, dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula (Suprihanto dkk, 2003).

Soemanto (1987) secara umum mendefinisikan motivasi sebagai suatu perubahan tenaga yang ditandai oleh dorongan efektif dan reaksi-reaksi pencapaian tujuan. Karena kelakuan manusia itu selalu bertujuan, kita dapat menyimpulkan bahwa perubahan tenaga yang memberi kekuatan bagi tingkahlaku mencapai tujuan,telah terjadi di dalam diri seseorang.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah energi aktif yang menyebabkan terjadinya suatu perubahan pada diri sesorang yang nampak pada gejala kejiwaan, perasaan, dan juga emosi, sehingga mendorong individu untuk bertindak atau melakukan sesuatu dikarenakan adanya tujuan, kebutuhan, atau keinginan yang harus terpuaskan.

B. Teori – Teori Motivasi.

1. Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu : (1) kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex; (2) kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual; (3) kebutuhan akan kasih sayang (love needs); (4) kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status; dan (5) aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata.

Kebutuhan-kebutuhan yang disebut pertama (fisiologis) dan kedua (keamanan) kadang-kadang diklasifikasikan dengan cara lain, misalnya dengan menggolongkannya sebagai kebutuhan primer, sedangkan yang lainnya dikenal pula dengan klasifikasi kebutuhan sekunder. Terlepas dari cara membuat klasifikasi kebutuhan manusia itu, yang jelas adalah bahwa sifat, jenis dan intensitas kebutuhan manusia berbeda satu orang dengan yang lainnya karena manusia merupakan individu yang unik. Juga jelas bahwa kebutuhan manusia itu tidak hanya bersifat materi, akan tetapi bersifat pskologikal, mental, intelektual dan bahkan juga spiritual.

Menarik pula untuk dicatat bahwa dengan makin banyaknya organisasi yang tumbuh dan berkembang di masyarakat dan makin mendalamnya pemahaman tentang unsur manusia dalam kehidupan organisasional, teori “klasik” Maslow semakin dipergunakan, bahkan dikatakan mengalami “koreksi”. Penyempurnaan atau “koreksi” tersebut terutama diarahkan pada konsep “hierarki kebutuhan “ yang dikemukakan oleh Maslow. Istilah “hierarki” dapat diartikan sebagai tingkatan. Atau secara analogi berarti anak tangga. Logikanya ialah bahwa menaiki suatu tangga berarti dimulai dengan anak tangga yang pertama, kedua, ketiga dan seterusnya. Jika konsep tersebut diaplikasikan pada pemuasan kebutuhan manusia, berarti seseorang tidak akan berusaha memuaskan kebutuhan tingkat kedua,- dalam hal ini keamanan- sebelum kebutuhan tingkat pertama yaitu sandang, pangan, dan papan terpenuhi; yang ketiga tidak akan diusahakan pemuasan sebelum seseorang merasa aman, demikian pula seterusnya.

Berangkat dari kenyataan bahwa pemahaman tentang berbagai kebutuhan manusia makin mendalam penyempurnaan dan “koreksi” dirasakan bukan hanya tepat, akan tetapi juga memang diperlukan karena pengalaman menunjukkan bahwa usaha pemuasan berbagai kebutuhan manusia berlangsung secara simultan. Artinya, sambil memuaskan kebutuhan fisik, seseorang pada waktu yang bersamaan ingin menikmati rasa aman, merasa dihargai, memerlukan teman serta ingin berkembang.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lebih tepat apabila berbagai kebutuhan manusia digolongkan sebagai rangkaian dan bukan sebagai hierarki. Dalam hubungan ini, perlu ditekankan bahwa :

  • Kebutuhan yang satu saat sudah terpenuhi sangat mungkin akan timbul lagi di waktu yang akan datang. 
  • Pemuasaan berbagai kebutuhan tertentu, terutama kebutuhan fisik, bisa bergeser dari pendekatan kuantitatif menjadi pendekatan kualitatif dalam pemuasannya. 
  • Berbagai kebutuhan tersebut tidak akan mencapai “titik jenuh” dalam arti tibanya suatu kondisi dalam mana seseorang tidak lagi dapat berbuat sesuatu dalam pemenuhan kebutuhan itu. 

Kendati pemikiran Maslow tentang teori kebutuhan ini tampak lebih bersifat teoritis, namun telah memberikan fundasi dan mengilhami bagi pengembangan teori-teori motivasi yang berorientasi pada kebutuhan berikutnya yang lebih bersifat aplikatif.

2. Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi)

Dari McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for Acievement (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda-beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan seseorang akan prestasi. Murray sebagaimana dikutip oleh Winardi merumuskan kebutuhan akan prestasi tersebut sebagai keinginan :“ Melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan yang sulit. Menguasai, memanipulasi, atau mengorganisasi obyek-obyek fisik, manusia, atau ide-ide melaksanakan hal-hal tersebut secepat mungkin dan seindependen mungkin, sesuai kondisi yang berlaku. Mengatasi kendala-kendala, mencapai standar tinggi. Mencapai performa puncak untuk diri sendiri. Mampu menang dalam persaingan dengan pihak lain. Meningkatkan kemampuan diri melalui penerapan bakat secara berhasil.”

Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki tiga ciri umum yaitu : (1) sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas-tugas dengan derajat kesulitan moderat; (2) menyukai situasi-situasi di mana kinerja mereka timbul karena upaya-upaya mereka sendiri, dan bukan karena faktor-faktor lain, seperti kemujuran misalnya; dan (3) menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

3. Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG)

Teori Alderfer dikenal dengan akronim “ERG” . Akronim “ERG” dalam teori Alderfer merupakan huruf-huruf pertama dari tiga istilah yaitu : E = Existence (kebutuhan akan eksistensi), R = Relatedness (kebutuhanuntuk berhubungan dengan pihak lain, dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan)

Jika makna tiga istilah tersebut didalami akan tampak dua hal penting. Pertama, secara konseptual terdapat persamaan antara teori atau model yang dikembangkan oleh Maslow dan Alderfer. Karena “Existence” dapat dikatakan identik dengan hierarki pertama dan kedua dalam teori Maslow; “ Relatedness” senada dengan hierarki kebutuhan ketiga dan keempat menurut konsep Maslow dan “Growth” mengandung makna sama dengan “self actualization” menurut Maslow. Kedua, teori Alderfer menekankan bahwa berbagai jenis kebutuhan manusia itu diusahakan pemuasannya secara serentak. Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tampak bahwa :

  • Makin tidak terpenuhinya suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya. 
  • Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang “lebih tinggi” semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan. 
  • Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuasakan kebutuhan yang lebih mendasar. 

Tampaknya pandangan ini didasarkan kepada sifat pragmatisme oleh manusia. Artinya, karena menyadari keterbatasannya, seseorang dapat menyesuaikan diri pada kondisi obyektif yang dihadapinya dengan antara lain memusatkan perhatiannya kepada hal-hal yang mungkin dicapainya.

4. Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Ilmuwan ketiga yang diakui telah memberikan kontribusi penting dalam pemahaman motivasi Herzberg. Teori yang dikembangkannya dikenal dengan “ Model Dua Faktor” dari motivasi, yaitu faktor motivasional dan faktor hygiene atau “pemeliharaan”.

Menurut teori ini yang dimaksud faktor motivasional adalah hal-hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan faktor hygiene atau pemeliharaan adalah faktor-faktor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menentukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

Menurut Herzberg, yang tergolong sebagai faktor motivasional antara lain ialah pekerjaan seseorang, keberhasilan yang diraih, kesempatan bertumbuh, kemajuan dalam karier dan pengakuan orang lain. Sedangkan faktor-faktor hygiene atau pemeliharaan mencakup antara lain status seseorang dalam organisasi, hubungan seorang individu dengan atasannya, hubungan seseorang dengan rekan-rekan sekerjanya, teknik penyeliaan yang diterapkan oleh para penyelia, kebijakan organisasi, sistem administrasi dalam organisasi, kondisi kerja dan sistem imbalan yang berlaku.

Salah satu tantangan dalam memahami dan menerapkan teori Herzberg ialah memperhitungkan dengan tepat faktor mana yang lebih berpengaruh kuat dalam kehidupan seseorang, apakah yang bersifat intrinsik ataukah yang bersifat ekstrinsik

5. Teori Keadilan

Inti teori ini terletak pada pandangan bahwa manusia terdorong untuk menghilangkan kesenjangan antara usaha yang dibuat bagi kepentingan organisasi dengan imbalan yang diterima. Artinya, apabila seorang pegawai mempunyai persepsi bahwa imbalan yang diterimanya tidak memadai, dua kemungkinan dapat terjadi, yaitu :

  • Seorang akan berusaha memperoleh imbalan yang lebih besar, atau. 
  • Mengurangi intensitas usaha yang dibuat dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. 

Dalam menumbuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding, yaitu :

  • Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengalamannya. 
  • Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualifikasi dan sifat pekerjaannnya relatif sama dengan yang bersangkutan sendiri. 
  • Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis. 
  • Peraturan perundang-undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai 

Pemeliharaan hubungan dengan pegawai dalam kaitan ini berarti bahwa para pejabat dan petugas di bagian kepegawaian harus selalu waspada jangan sampai persepsi ketidakadilan timbul, apalagi meluas di kalangan para pegawai. Apabila sampai terjadi maka akan timbul berbagai dampak negatif bagi organisasi, seperti ketidakpuasan, tingkat kemangkiran yang tinggi, sering terjadinya kecelakaan dalam penyelesaian tugas, seringnya para pegawai berbuat kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan masing-masing, pemogokan atau bahkan perpindahan pegawai ke organisasi lain.

6. Teori penetapan tujuan (goal setting theory)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional yakni : (a) tujuan-tujuan mengarahkan perhatian; (b) tujuan-tujuan mengatur upaya; (c) tujuan-tujuan meningkatkan persistensi; dan (d) tujuan-tujuan menunjang strategi-strategi dan rencana-rencana kegiatan. Bagan berikut ini menyajikan tentang model instruktif tentang penetapan tujuan.

7. Teori Victor H. Vroom (Teori Harapan )

Victor H. Vroom, dalam bukunya yang berjudul “Work And Motivation” mengetengahkan suatu teori yang disebutnya sebagai “ Teori Harapan”. Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika harapan memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah.

Di kalangan ilmuwan dan para praktisi manajemen sumber daya manusia teori harapan ini mempunyai daya tarik tersendiri karena penekanan tentang pentingnya bagian kepegawaian membantu para pegawai dalam menentukan hal-hal yang diinginkannya serta menunjukkan cara-cara yang paling tepat untuk mewujudkan keinginannnya itu. Penekanan ini dianggap penting karena pengalaman menunjukkan bahwa para pegawai tidak selalu mengetahui secara pasti apa yang diinginkannya, apalagi cara untuk memperolehnya.

8. Teori Penguatan dan Modifikasi Perilaku

Berbagai teori atau model motivasi yang telah dibahas di muka dapat digolongkan sebagai model kognitif motivasi karena didasarkan pada kebutuhan seseorang berdasarkan persepsi orang yang bersangkutan berarti sifatnya sangat subyektif. Perilakunya pun ditentukan oleh persepsi tersebut.

Padahal dalam kehidupan organisasional disadari dan diakui bahwa kehendak seseorang ditentukan pula oleh berbagai konsekwensi ekstrernal dari perilaku dan tindakannya. Artinya, dari berbagai faktor di luar diri seseorang turut berperan sebagai penentu dan pengubah perilaku.

Dalam hal ini berlakulah apaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh” yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengibatkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya konsekwensi yang merugikan.

Contoh yang sangat sederhana ialah seorang juru tik yang mampu menyelesaikan tugasnya dengan baik dalam waktu singkat. Juru tik tersebut mendapat pujian dari atasannya. Pujian tersebut berakibat pada kenaikan gaji yang dipercepat. Karena juru tik tersebut menyenangi konsekwensi perilakunya itu, ia lalu terdorong bukan hanya bekerja lebih tekun dan lebih teliti, akan tetapi bahkan berusaha meningkatkan keterampilannya, misalnya dengan belajar menggunakan komputer sehingga kemampuannya semakin bertambah, yang pada gilirannya diharapkan mempunyai konsekwensi positif lagi di kemudian hari.

Contoh sebaliknya ialah seorang pegawai yang datang terlambat berulangkali mendapat teguran dari atasannya, mungkin disertai ancaman akan dikenakan sanksi indisipliner. Teguran dan kemungkinan dikenakan sanksi sebagi konsekwensi negatif perilaku pegawai tersebut berakibat pada modifikasi perilakunya, yaitu datang tepat pada waktunya di tempat tugas.
Penting untuk diperhatikan bahwa agar cara-cara yang digunakan untuk modifikasi perilaku tetap memperhitungkan harkat dan martabat manusia yang harus selalu diakui dan dihormati, cara-cara tersebut ditempuh dengan “gaya” yang manusiawi pula.

9. Teori Kaitan Imbalan dengan Prestasi.

Bertitik tolak dari pandangan bahwa tidak ada satu model motivasi yang sempurna, dalam arti masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, para ilmuwan terus menerus berusaha mencari dan menemukan sistem motivasi yang terbaik, dalam arti menggabung berbagai kelebihan model-model tersebut menjadi satu model. Tampaknya terdapat kesepakan di kalangan para pakar bahwa model tersebut ialah apa yang tercakup dalam teori yang mengaitkan imbalan dengan prestasi seseorang individu .

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Termasuk pada faktor internal adalah : (a) persepsi seseorang mengenai diri sendiri; (b) harga diri; (c) harapan pribadi; (d) kebutuhaan; (e) keinginan; (f) kepuasan kerja; (g) prestasi kerja yang dihasilkan.

Sedangkan faktor eksternal mempengaruhi motivasi seseorang, antara lain ialah : (a) jenis dan sifat pekerjaan; (b) kelompok kerja dimana seseorang bergabung; (c) organisasi tempat bekerja; (d) situasi lingkungan pada umumnya; (e) sistem imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.



Sumber :

1. http://www.duniapsikologi.com/pengertian-motivasi/
2. http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/02/06/teori-teori-motivasi/

STRATEGI PENYELESAIAN KONFLIK

1. Metode Untuk Menangani Konflik.

Metode yang sering digunakan untuk menangani konflik adalah pertama dengan mengurangi konflik; kedua dengan menyelesaikan konflik. Untuk metode pengurangan konflik salah satu cara yang sering efektif adalah dengan mendinginkan persoalan terlebih dahulu (cooling thing down). Meskipun demikian cara semacam ini sebenarnya belum menyentuh persoalan yang sebenarnya. Cara lain adalah dengan membuat “musuh bersama”, sehingga para anggota di dalam kelompok tersebut bersatu untuk menghadapi “musuh” tersebut. Cara semacam ini sebenarnya juga hanya mengalihkan perhatian para anggota kelompok yang sedang mengalami konflik. Cara kedua dengan metode penyelesaian konflik. Cara yang ditempuh adalah dengan mendominasi atau menekan, berkompromi dan penyelesaian masalah secara integratif.

* Dominasi (Penekanan).

Dominasi dan penekanan mempunyai persamaan makna, yaitu keduanya menekan konflik, dan bukan memecahkannya, dengan memaksanya “tenggelam” ke bawah permukaan dan mereka menciptakan situasi yang menang dan yang kalah. Pihak yang kalah biasanya terpaksa memberikan jalan kepada yang lebih tinggi kekuasaannya, menjadi kecewa dan dendam. Penekanan dan dominasi bisa dinyatakan dalam bentuk pemaksaan sampai dengan pengambilan keputusan dengan suara terbanyak (voting).

* Kompromi.

Melalui kompromi mencoba menyelesaikan konflik dengan menemukan dasar yang di tengah dari dua pihak yang berkonflik ( win-win solution ). Cara ini lebih memperkecil kemungkinan untuk munculnya permusuhan yang terpendam dari dua belah pihak yang berkonflik, karena tidak ada yang merasa menang maupun kalah. Meskipun demikian, dipandang dari pertimbangan organisasi pemecahan ini bukanlah cara yang terbaik, karena tidak membuat penyelesaian yang terbaik pula bagi organisasi, hanya untuk menyenangkan kedua belah pihak yang saling bertentangan atau berkonflik.

* Penyelesaian secara integrative.

Dengan menyelesaikan konflik secara integratif, konflik antar kelompok diubah menjadi situasi pemecahan persoalan bersama yang bisa dipecahkan dengan bantuan tehnik-tehnik pemecahan masalah (problem solving). Pihak-pihak yang bertentangan bersama-sama mencoba memecahkan masalahnya,dan bukan hanya mencoba menekan konflik atau berkompromi. Meskipun hal ini merupakan cara yang terbaik bagi organisasi, dalam prakteknya sering sulit tercapai secara memuaskan karena kurang adanya kemauan yang sunguh-sungguh dan jujur untuk memecahkan persoalan yang menimbulkan persoalan.

2. Konflik Antara Karyawan dengan Pimpinan.

Konflik jenis ini relatif sulit karena sering tidak dinyatakan secara terbuka. Umumnya karyawan pihak karyawan lebih cenderung untuk diam, meskipun mengalami pertentangan dengan pihak atasan. Yang penting bagi suatu organisasi adalah agar setiap konflik hendaknya bisa diselesaikan dengan baik. Kebanyakan suatu konflik menjadi makin berat karena lama terpendam. Karena itulah penting bagi suatu organisasi “menemukan” konflik atau sumbernya sedini mungkin. Cara yang ditempuh adalah dengan menggalakkan saluran komunikasi ke atas ( up ward channel of communication ).

3. Langkah-langkah Manajemen Untuk Menangani Konflik.

* Menerima dan mendefinisikan pokok masalah yang menimbulkan ketidak puasan.

Langkah ini sangat penting karena kekeliruan dalam mengetahui masalah yang sebenarnya akan menimbulkan kekeliruan pula dalam merumuskan cara pemecahannya.

* Mengumpulkan keterangan/fakta.

Fakta yang dikumpulkan haruslah lengkap dan akurat, tetapi juga harus dihindari tercampurnya dengan opini atau pendapat. Opini atau pendapat sudah dimasuki unsur subyektif. Oleh karena itu pengumpulan fakta haruslah dilakukan denganm hati-hati.

* Menganalisis dan memutuskan.

Dengan diketahuinya masalah dan terkumpulnya data, manajemen haruslah mulai melakukan evaluasi terhadap keadaan. Sering kali dari hasil analisa bisa mendapatkan berbagai alternatif pemecahan.

* Memberikan jawaban.

Meskipun manajemen kemudian sudah memutuskan, keputusan ini haruslah dibertahukan kepada pihak karyawan.

* Tindak lanjut.

Langkah ini diperlukan untuk mengawasi akibat dari keputusan yang telah diperbuat.



Sumber :

1. http://www.umpwr.ac.id/web/artikel/225-manajemen-konflik-dalam-organisasi.html
2. http://dinny182.multiply.com/journal/item/2?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem

KONFLIK DALAM ORGANISASI & SUMBER KONFLIK

A. Pengertian Konflik.

Konflik dapat diartikan sebagai ketidak setujuan antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda. Anggota-anggota organisasi yang mengalami ketidaksepakatan tersebut biasanya mencoba menjelaskan duduk persoalannya dari pandangan mereka

B. Macam-macam Konflik.

Konflik yang terjadi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :

1. Dari segi pihak yang terlibat dalam konflik
Dari segi ini konflik dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

a. Konflik individu dengan individu.

Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan individu pimpinan dari berbagai tingkatan. Individu pimpinan dengan individu karyawan maupun antara inbdividu karyawan dengan individu karyawan lainnya.

b. Konflik individu dengan kelompok.

Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan kelompok ataupun antara individu karyawan dengan kempok pimpinan.

c. Konflik kelompok dengan kelompok.

Ini bisa terjadi antara kelompok pimpinan dengan kelompok karyawan, kelompok pimpinan dengan kelompok pimpinan yang lain dalam berbagai tingkatan maupun antara kelompok karyawan dengan kelompok karyawan yang lain.

2. Dari segi dampak yang timbul

Dari segi dampak yang timbul, konflik dapat dibedakan menjadi dua, yaitu konflik fungsional dan konflik infungsional. Konflik dikatakan fungsional apabila dampaknya dapat memberi manfaat atau keuntungan bagi organisasi, sebaliknya disebut infungsional apabila dampaknya justru merugikan organisasi. Konflik dapat menjadi fungsional apabila dikelola dan dikendalikan dengan baik. Contoh konflik yang fungsional dengan kasus seorang manajer perusahaan yang menghadapi masalah tentang bagaimana mengalokasikan dana untuk meningkatkan penjualan masing-masing jenis produk. Pada saat itu setiap produk line berada pada suatu devisi. Salah satu cara pengalokasian mungkin dengan memberikan dana tersebut kepada devisi yang bisa mengelola dana dengan efektif dan efisien. Jadi devisi yang kurang produktif tidak akan memperoleh dana tersebut. Tentu saja di sini timbul konflik tentang pengalokasian dana. Meskipun dipandang dari fihak devisi yang menerima alokasi dana yang kurang, konflik ini dipanang infungsional, tetapi dipandang dari perusahaan secara keseluruhan konflik ini adalah fungsional, karena akan mendorong setiap devisi untuk lebih produktif. Manfaat yang mungkin timbul dari contoh kasus di atas antara lain :

  • Para manajer akan menemukan cara yang lebih efisien dalam menggunakan dana. 
  • Mereka mungkin bisa menemukan cara untuk menghemat biaya. 
  • Mereka meningkatkan prestasi masing-masing devisi secara keseluruhan sehingga bisa tersedia dana yang lebih besar untuk mereka semua. 

Meskipun demikian, mungkin juga timbul akibat yang tidak fungsional, di mana kerjasama antara kepala devisi menjadi rusak karena konflik ini. Setiap konflik, baik fungsional maupun infungsional akan menjadi sangat merusak apabila berlangsung terlalu jauh. Apabila konflik menjadi di luar kendali karena mengalami eskalasi, berbagai perilaku mungkin saja timbul. Pihak-pihak yang bertentangan akan saling mencurigai dan bersikap sinis terhadap setiap tindakan pihak lain. Dengan timbulnya kecurigaan, masing-masing pihak akan menuntut permintaan yang makin berlebihan dari pihak lain. Setiap kegagalan untuk mencapai hal yang diinginkan akan dicari kambing hitam dari pihak lain dan perilaku pihaknya sendiri akan selalu dibela dan dicarikan pembenarannya, bahkan dengan cara yang emosional dan tidak rasional. Pada tahap seperti ini informasi akan ditahan dan diganggu, sehingga apa yang sebenarnya terjadi dan mengapa terjadi menjadi tidak diketahui. Dan segera bisa muncul usaha untuk menggagalkan kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain. Kegiatan untuk “menang” menjadi lebih dominan dari pada untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Heidjrachman dari berbagai penelitian dan percobaan ternyata ditemukan hasil-hasil yang mirip antara yang satu dengan yang lain situasi, yang timbul akibat adanya konflik, baik konflik yang fungsional maupun konflik yang infungsional. Di antaranya yang penting adalah :

  • Timbulnya kekompakan di antara anggota-anggota kelompok yang mempunyai konflik dengan kelompok yang lain. 
  • Munculnya para pimpinan dari kelompok yang mengalami konflik. 
  • Ada gangguan terhadap persepsi para anggota atau kelompok yang mengalami konflik. 
  • Perbedaan antara kelompok yang mengalami konflik nampak lebih besar dari pada yang sebenarnya, sedangkan perbedaan pendapat antar individu dalam masing-masing kelompok tampak lebih kecil dari pada yang sebenanya. 
  • Terpilihnya “wakil-wakil” yang kuat dari pihak-pihak yang mengalami konflik 
  • Timbulnya ketidakmampuan untuk berfikir dan menganalisa permasalahan secara jernih. 



C. Sebab-sebab Timbulnya Konflik.

Faktor-faktor yang dapat menimbulkan adanya konflik dalam suatu organisasi antara lain adalah :


1. Berbagai sumber daya yang langka
Karena sumber daya yang dimiliki organisasi terbatas / langka maka perlu dialokasikan. Dalam alokasi sumber daya tersebut suatu kelompok mungkin menerima kurang dari kelompok yang lain. Hal ini dapat menjadi sumber konflik.

2. Perbedaan dalam tujuan.

Dalam suatu organisasi biasanya terdiri dari atas berbagai macam bagian yang bisa mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Perbedaan tujuan dari berbagai bagian ini kalau kurang adanya koordinasi dapat menimbulkan adanya konflik. Sebagai contoh : bagian penjualan mungkin ingin meningkatkan valume penjualan dengan memberikan persyaratan-persyaratan pembelian yang lunak, seperti kredit dengan bunga rendah, jangka waktu yang lebih lama, seleksi calon pembeli yang tidak terlalu ketat dan sebagainya. Upaya yang dilakukan oleh bagian penjualan semacam ini mungkin akan mengakibatkan peningkatan jumlah piutang dalam tingkat yang cukup tinggi. Apabila hal ini dipandang dari sudut keuangan, mungkin tidak dikehendaki karena akan memerlukan tambahan dana yang cukup besar.

3. Saling ketergantungan dalam menjalankan pekerjaan.

Organisasi merupakan gabungan dari berbagai bagian yang saling berinteraksi. Akibatnya kegiatan satu pihak mungkin dapat merugikan pihak lain. Dan ini merupakan sumber konflik pula. Sebagai contoh : bagian akademik telah membuat jadwal ujian beserta pengawanya, setapi bagian tata usaha terlambat menyampaikan surat pemberitahuan kepada para pengawas dan penguji sehingga mengakibatkan terganggunya pelaksanaan ujian.

4. Perbedaan dalam nilai atau persepsi

Perbedaan dalam tujuan biasanya dibarengi dengan perbedaan dalam sikap, nilai dan persepsi yang bisa mengarah ke timbulnya konflik. Sebagai contoh : seorang pimpinan muda mungkin merasa tidak senang sewaktu diberi tugas-tugas rutin karena dianggap kurang menantang kreativitasnya untuk berkembang, sementara pimpinan yang lebih senior merasa bahwa tugas-tugas rutin tersebut merupakan bagian dari pelatihan.

5. Sebab-sebab lain.

Selain sebab-sebab di atas, sebab-sebab lain yang mungkin dapat menimbulkan konflik dalam organisasi misalnya gaya seseorang dalam bekerja, ketidak jelasan organisasi dan masalah-masalah komunikasi.





Sumber :

1. http://dinny182.multiply.com/journal/item/2?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem
2. http://www.umpwr.ac.id/web/artikel/225-manajemen-konflik-dalam-organisasi.html

STRUKTUR & SKEMA ORGANISASI

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan ,sedangkan disetiap komponen dari organisasi tersebut adalah saling tergantung,yang apabila setiap bagian dapat dikeloladengan baik maka organisasi tersebutpun akan ikut membaik.sedangkan

Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.hal ini akan sangat mempengaruhi dalam kelancaran atau kesejahteraan organisasi
tersebut,lingkunan adalah faktor yang sangat mempengaruhi.tentu dalam tujuan sebuah organisasi yang baik tidak akan mengorbankan lingkungan sekitar demi kepentingan organisasinya semata.

 Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

  1.  Bentuk Vertikal
  2.  Bentuk Mendatar / horizontal
  3.  Bentuk Lingkaran / circular
  4.  Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular
  5.  Bentuk Elliptical
  6.  Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid) 

 Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

  1. Bagan mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.
  2. Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.
  3. Bagan Setengah lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.
  4. Bagan Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips kea rah bidang elips. 
Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan pyramid dapat disusun dari bawah kea rah atas, bagan mendatar dapat disusun dari kanan kea rah kiri, bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas, bagan setengah lingkaran dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran, bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elip kea rah bidang atas elip. Dalam bagan lingkaran, bagan elip dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.

Hal ini dikemukakan pula oleh Keith Davis sebagai berikut ;
“Perubahan-perubahan penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya. Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah lingkaran, elips dan piramida terbalik.”




Sumber :

1. http://tangkaslubis.blogspot.com/2010/10/struktur-dan-skema-organisasi.html