A. Definisi SAP.
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
B. Modul – Modul SAP.
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
C. Dampak Integrasi.
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
D. Parameter Integrasi.
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
E. Data SAP.
1. Data Transaksi
2. Master Data
F. Proses Bisnis dan Fungsi SAP.
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi:
G. SAP Data Archiving.
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing.
Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.
Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses lagi kecuali keperluan khusus.
Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.
Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving. Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.
Sumber :
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
B. Modul – Modul SAP.
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
- SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
- MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
- PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
- QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic
- PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
- HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
- FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
- CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
- AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
- PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control.
C. Dampak Integrasi.
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
- Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem.Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
- Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
- Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
D. Parameter Integrasi.
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
E. Data SAP.
1. Data Transaksi
- · Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order.
- · Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu.
2. Master Data
- Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master.
- Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
F. Proses Bisnis dan Fungsi SAP.
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
- Finance / Accounting melakukan proses pembayaran ke vendor.
- Finance akan mengakses PO dan goods receipt melalui sistem pada saat menerima invoice dari vendor untuk melakukan checking secara ‘3 way matching’ (menggunakan 3 dokumen PO-GR-invoice).
- Bagian warehouse membuat goods receipt untuk penerimaan barang dari vendor.
- Purchasing organization membuat PO.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi:
- Rangkaian proses end-to-end
- Proses Procurement to Payment
- Proses Order to Cash
- Proses Inventory/Warehouse Management
- Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)
G. SAP Data Archiving.
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing.
Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.
Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses lagi kecuali keperluan khusus.
Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.
Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving. Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.
Sumber :
thx
BalasHapus