SISTEM INFORMASI AKUNTANSI part 2

5. MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI.

A. MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI.

a. Pedoman untuk Mengidentifikasi Perlunya Tabel Transaksi :

• Tentukan kejadian – kejadian di dalam proses.
• Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat di dalam sistem.
• Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencangkup penggunaan data yang telah dicatat di dalam SIA.
• Keluarkan kejadian pemeliharaan.

b. Kejadian dan Tabel Induk.

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar berikut ini akan diperluas dengan menambahkan tabel induk kas dan buku besar.

• Barang / jasa.
• Agen.
• Kas.
• File induk buku besar.

Salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

B. ATRIBUT dan HUBUNGAN.

a. Kunci Utama.

Kunci utama (primary key) adalah atribut – atribut yang secara unik mengidentifikasikan record di tabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasikan record tersebut.

b. Kunci Asing.

Kunci utama (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya dan juga di gunakan untuk menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan.

c. Hubungan Antatabel.

Kardinalitas hubungan menunjukkan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya atau pelaku) dihuungkan dengan jenis entitas lainnya.

• Hubungan satu dengan satu.
• Hubungan satu dengan banyak.
• Hubingan banyak dengan banyak.

C. PENDESAINAN DATA dengan DIAGRAM KELAS UML.

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas UML.

• Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
• Letakkan tabel(file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML.
• Tentukan hubungan antartabel.
• Tentukan atribut yang diperlukan.
• Hubungkan tabel – tabel terkait dengan menambahkan kunci asing ke salah satu pasangan dalam hubungan tersebut.

6. MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN.

A. QUERY.

Query adalah elemen penting basis data relasional. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang lebih terstruktur.

• Structured Query Language (SQL) merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional.
• Query by Example (QBE) suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancangan menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.

B. SPESIFIKASI QUERY.

• Query Satu Tabel.
• Query Banyak Tabel.

C. JENIS – JENIS LAPORAN.

• Laporan Daftar Sederhana (Simple List Report ). Daftar transaksi penjualan.
• Laporan Perincian yang Dikelompokkan (Grouped Detail Report ). Daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk.
• Laporan Ringkasan (Summary Report). Hanya memberikan ringkasan angka – angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing – masing transaksi penjualan.
• Laporan Entitas Tunggal (Single Entity Report). Seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

a. Tata Letak Laporan.

• Header halaman (page header). Dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas setiap halaman.
• Kotak label dan kotak halaman. Kotak label (label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam tabel. Kotak teks (text box) menampilkan data yang diambil dari tabel.
• Mengelompokkan atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokkan menurut sesuatu.
• Header kelompok (group header). Dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.
• Perincian kelompok. Transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan di bagian perincian kelompok. 
• Footer kelompok (group footer). Dapat digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang dikelompokkan.

b. Isi Laporan.

Perancang harus menganalisi kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa yang perlu dimasukkan di dalam setiap laporan. Lalu, tabel yang memuat unsur – unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut haru diidentifikasikan. Informasi laporan dapat juga dipilih berdasarkan kriteria.

D. LAPORAN KEJADIAN.

• Daftar Kejadian Sederhana (Simple Event List) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
• Laporan Perincian Kejadian Dikelompokkan (Grouped Event Detail Reports) menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen.
• Laporan Ringkasan Kejadian (Event Summary Report) meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.
• Laporan Satu Kejadian (Single Event Report) menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

E. DAFTAR ACUAN dan LAPORAN STATUS.

a. Daftar Acuan (Reference List) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.
b. Laporan Status (Status Report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.

• Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasaatau agen maupun kejadian yang menyebabkan perubahan data ringkasan.
• Laporan ringkasan status (summary status report) mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.
• Laporan status satu barang / jasa / agen (single products / service / agen status reports) biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas.

F. LAMPIRAN.

Menggunakan Pola Navigasi untuk Mendesai Query.

• Identifikasi record yang memenuhi kondisi tertentu.
• Identifikasi record dimana nilai pada atribut satu tabel sesuai dengan nilai beberapa atribut di tabel lainnya.

7. MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR.

A. PERLUNYA FORMULIR.

Formulir menyajikan antar muka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir. Pengguna akhir tidak harus mengetahui desain tabel atau mencari tabel – tabel yang diperlukan untuk menyimpan data mengenai kejadian tertentu.

B. HUBUNGAN ANTARA FORMULIR INPUT DAN TABEL.

Terdapat tiga hubungan antar tabel dan formulir :

1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.
2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
3. Dua tabel atau lebih untuk mencatat data di satu tabel.

C. JENIS – JENIS FORMULIR INPUT.

1. Formulir Entri Satu Record (Single Record Entry Form) Hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record satu tabel tertentu.
2. Formulir Entri Bentuk Tabel (Tabular Entry Form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu table.
3. Formulir Entri Multitable (Multitable Entry Form) digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

D. CARA – CARA ENTRI DATA.

• Agen internal mengetik data.
• Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan table pencarian (look-up table), tombol radio (radio button) atau kotak cek (check box).
• Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.
• Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs Web perusahaan. 

8. INTERAKSI DENGAN FORMULIR.

A. ELEMEN – ELEMEN ANTARMUKA FORMULIR.
Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek – objek pada formulir yang digunakan untuk memsaukkan informasi atau melakukan tindakan.

• Kotak teks (text box).
• Label.
• Fitur pencarian (look-up feature).
• Tombol perintah (common button).
• Tombol radio (radio button).
• Kotak cek (check boxes).

B. MENINGKATKAN AKURASI dan EFISIENSI ENTRI DATA.

Sepuluh pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data.

• Kunci utama.
• Fitur pencarian.
• Pemindaian.
• Pemeriksaan record (record checking).
• Konfirmasi (confirmation).
• Integritas referensial.
• Pemeriksaan format (format checks).
• Aturan validasi (validation risk).
• Default.
• Melarang field kosong.

9. MENDESAIN FORMULIR.

• Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan.
• Menggunakan formulir entri data satu record.
• Menggunakan formulir satu record.
• Menggunakan formulir entri data bentuk table.
• Menggunakan formulir entru multitable.

SUMBER : V.Rama Dasaratha / L.Jones Frederick."SISTEM INFORMASI AKUNTANSI".2008.Salemba Empat.Jakarta