PARA PETUALANG MIMPI

26.4.12

System Application and Product In Data Processing (SAP)

A. Definisi SAP.

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

B. Modul – Modul SAP.

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control.

C. Dampak Integrasi.

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:

Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem.Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

D. Parameter Integrasi.

Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

E. Data SAP.

1. Data Transaksi

· Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order.
· Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu.

2. Master Data

Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master.
Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

F. Proses Bisnis dan Fungsi SAP.

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.

Finance / Accounting melakukan proses pembayaran ke vendor.
Finance akan mengakses PO dan goods receipt melalui sistem pada saat menerima invoice dari vendor untuk melakukan checking secara ‘3 way matching’ (menggunakan 3 dokumen PO-GR-invoice).
Bagian warehouse membuat goods receipt untuk penerimaan barang dari vendor.
Purchasing organization membuat PO.

Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.

Secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi:

Rangkaian proses end-to-end
Proses Procurement to Payment
Proses Order to Cash
Proses Inventory/Warehouse Management
Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)

G. SAP Data Archiving.

Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing.

Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.

Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses lagi kecuali keperluan khusus.

Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.

Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving. Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.

Sumber :

KEPEMIMPINAN

A. Definisi Kepemimpinan.

Apakah kepemimpinan itu? Berbagai definisi telah disusun oleh banyak ahli, namun pada umumnya hanya terbagi menjadi 2 (dua) bagian saja, yaitu yang memandang kepemimpinan sebagai PROSES dan kepemimpinan sebagai SENI.

1. Kepemimpinan sebagai PROSES.

Kepemimpinan adalah “suatu proses yang kompleks dimana seseorang mempengaruhi orang-orang lain untuk menunaikan suatu misi, tugas, atau tujuan dan mengarahkan organisasi yang membuatnya lebih kohesif dan koheren." Mereka yang memegang jabatan sebagai pemimpin menerapkan seluruh atribut kepemimpinannya (keyakinan, nilai-nilai, etika, karakter, pengetahuan, dan ketrampilan). Jadi seorang pemimpin berbeda dari majikan, dan berbeda dari manajer. Seorang pemimpin menjadikan orang-orang ingin mencapai tujuan dan sasaran yang tinggi, sedangkan seorang majikan menyuruh orang-orang untuk menunaikan suatu tugas atau mencapai tujuan. Seorang pemimpin melakukan hal-hal yang benar, sedangkan seorang manajer melakukan hal-hal dengan benar (Leaders do right things, managers do everything right).

2. Kepemimpinan sebagai SENI

Kepemimpinan ialah "seni bekerja (tahu, mau, dan aktifbekerja) bersama dan melalui orang lain."
Kepemimpinan ialah "seni pemenuhan kebutuhan orangyang dipimpin dalam melaksanakan pekerjaanmencapai tujuan bersama.”
Kepemimpinan ialah "seni penggalangan yangdiwujudkan melalui kemampuan memadukangagasan, orang, benda, waktu, dan iman, untuk(melaksanakan pekerjaan/tugas) mencapai sasaranyang telah ditetapkan sebelumnya."

Berikut ini definisi kepemimpinan menurut beberapa ahli :

Menurut George R. Terry (yang dikutip dari Sutarto, 1998 : 17) kepemimpinan adalah hubungan yang ada dalam diri seseorang atau pemimpin, mempengaruhi orang lain untuk bekerja secara sadar dalam hubungan tugas untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Menurut William G.Scott (1962) kepemimpinan adalah sebagai proses mempengaruhi kegiatan yang diorganisir dalam kelompok di dalam usahanya mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Menurut John W. Gardner (1990) kepimpinan sebagai proses Pemujukan dimana individu-individu meransang kumpulannya meneruskan objektif yang ditetapkan oleh pemimpin dan dikongsi bersama oleh pemimpin dan pengikutnya.

Menurut H. Gerth & C.W. Mills “Character and Social Structure” kepemimpinan dalam arti luas adalah suatu hubungan antara pemimpin dan yang dipimpin dalam mana pemimpin lebih banyak mempengaruhi dari pada dipengaruhi; disebabkan karena pemimpin menghendaki yang dipimpin berbuat seperti dia dan tidak berbuat lain yang dimaui sendiri.

B. Tipe Kepemimpinan.
1. Tipe Kepemimpinan Kharismatis

Tipe kepemimpinan karismatis memiliki kekuatan energi, daya tarik dan pembawaan yang luar biasa untuk mempengaruhi orang lain, sehingga ia mempunyai pengikut yang sangat besar jumlahnya dan pengawal-pengawal yang bisa dipercaya. Kepemimpinan kharismatik dianggap memiliki kekuatan ghaib (supernatural power) dan kemampuan-kemampuan yang superhuman, yang diperolehnya sebagai karunia Yang Maha Kuasa. Kepemimpinan yang kharismatik memiliki inspirasi, keberanian, dan berkeyakinan teguh pada pendirian sendiri. Totalitas kepemimpinan kharismatik memancarkan pengaruh dan daya tarik yang amat besar.

2. Tipe Kepemimpinan Paternalistis/Maternalistik

Kepemimpinan paternalistik lebih diidentikkan dengan kepemimpinan yang kebapakan dengan sifat-sifat sebagai berikut: (1) mereka menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak/belum dewasa, atau anak sendiri yang perlu dikembangkan, (2) mereka bersikap terlalu melindungi, (3) mereka jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sendiri, (4) mereka hampir tidak pernah memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif, (5) mereka memberikan atau hampir tidak pernah memberikan kesempatan pada pengikut atau bawahan untuk mengembangkan imajinasi dan daya kreativitas mereka sendiri, (6) selalu bersikap maha tahu dan maha benar.

Sedangkan tipe kepemimpinan maternalistik tidak jauh beda dengan tipe kepemimpinan paternalistik, yang membedakan adalah dalam kepemimpinan maternalistik terdapat sikap over-protective atau terlalu melindungi yang sangat menonjol disertai kasih sayang yang berlebih lebihan.

3. Tipe Kepemimpinan Militeristik

Tipe kepemimpinan militeristik ini sangat mirip dengan tipe kepemimpinan otoriter. Adapun sifat-sifat dari tipe kepemimpinan militeristik adalah: (1) lebih banyak menggunakan sistem perintah/komando, keras dan sangat otoriter, kaku dan seringkali kurang bijaksana, (2) menghendaki kepatuhan mutlak dari bawahan, (3) sangat menyenangi formalitas, upacara-upacara ritual dan tanda-tanda kebesaran yang berlebihan, (4) menuntut adanya disiplin yang keras dan kaku dari bawahannya, (5) tidak menghendaki saran, usul, sugesti, dan kritikan-kritikan dari bawahannya, (6) komunikasi hanya berlangsung searah.

4. Tipe Kepemimpinan Otokratis (Outhoritative, Dominator)

Kepemimpinan otokratis memiliki ciri-ciri antara lain: (1) mendasarkan diri pada kekuasaan dan paksaan mutlak yang harus dipatuhi, (2) pemimpinnya selalu berperan sebagai pemain tunggal, (3) berambisi untuk merajai situasi, (4) setiap perintah dan kebijakan selalu ditetapkan sendiri, (5) bawahan tidak pernah diberi informasi yang mendetail tentang rencana dan tindakan yang akan dilakukan, (6) semua pujian dan kritik terhadap segenap anak buah diberikan atas pertimbangan pribadi, (7) adanya sikap eksklusivisme, (8) selalu ingin berkuasa secara absolut, (9) sikap dan prinsipnya sangat konservatif, kuno, ketat dan kaku, (10) pemimpin ini akan bersikap baik pada bawahan apabila mereka patuh.

5. Tipe Kepemimpinan Laissez Faire

Pada tipe kepemimpinan ini praktis pemimpin tidak memimpin, dia membiarkan kelompoknya dan setiap orang berbuat semaunya sendiri. Pemimpin tidak berpartisipasi sedikit pun dalam kegiatan kelompoknya. Semua pekerjaan dan tanggung jawab harus dilakukan oleh bawahannya sendiri. Pemimpin hanya berfungsi sebagai simbol, tidak memiliki keterampilan teknis, tidak mempunyai wibawa, tidak bisa mengontrol anak buah, tidak mampu melaksanakan koordinasi kerja, tidak mampu menciptakan suasana kerja yang kooperatif. Kedudukan sebagai pemimpin biasanya diperoleh dengan cara penyogokan, suapan atau karena sistem nepotisme. Oleh karena itu organisasi yang dipimpinnya biasanya morat marit dan kacau balau.

6. Tipe Kepemimpinan Populistis

Kepemimpinan populis berpegang teguh pada nilai-nilai masyarakat yang tradisonal, tidak mempercayai dukungan kekuatan serta bantuan hutang luar negeri. Kepemimpinan jenis ini mengutamakan penghidupan kembali sikap nasionalisme.

7. Tipe Kepemimpinan Administratif/Eksekutif

Kepemimpinan tipe administratif ialah kepemimpinan yang mampu menyelenggarakan tugas-tugas administrasi secara efektif. Pemimpinnya biasanya terdiri dari teknokrat-teknokrat dan administratur-administratur yang mampu menggerakkan dinamika modernisasi dan pembangunan. Oleh karena itu dapat tercipta sistem administrasi dan birokrasi yang efisien dalam pemerintahan. Pada tipe kepemimpinan ini diharapkan adanya perkembangan teknis yaitu teknologi, indutri, manajemen modern dan perkembangan sosial ditengah masyarakat.

8. Tipe Kepemimpinan Demokratis

Kepemimpinan demokratis berorientasi pada manusia dan memberikan bimbingan yang efisien kepada para pengikutnya. Terdapat koordinasi pekerjaan pada semua bawahan, dengan penekanan pada rasa tanggung jawab internal (pada diri sendiri) dan kerjasama yang baik. kekuatan kepemimpinan demokratis tidak terletak pada pemimpinnya akan tetapi terletak pada partisipasi aktif dari setiap warga kelompok.

Kepemimpinan demokratis menghargai potensi setiap individu, mau mendengarkan nasehat dan sugesti bawahan. Bersedia mengakui keahlian para spesialis dengan bidangnya masing-masing. Mampu memanfaatkan kapasitas setiap anggota seefektif mungkin pada saat-saat dan kondisi yang tepat.

C. Teori Kepemimpinan.

1. Teori Timbulnya Kepemimpinan

Di antara berbagai teori yang menjelaskan sebab-sebab timbulnya kepemimpinan terdapat tiga teori yang menonjol, yaitu :
a. Teori Keturunan (Heriditary Theory)
b. Teori Kejiwaan (Psychological Theory)
c. Teori Lingkungan (Ecological Theory)

Masing – masing teori dapat dikemukakan secara singkat :

a. Teori Keturunan
Inti daripada teori ini, ialah :

Leaders are born not made.
Seorang pemimpin menjadi pemimpin karena bakat – bakat yang dimiliki sejak dalam kandungan.
Seorang pemimpin lahir karena memamng ditakdirkan. Dalam situasi apapun tetap muncul menjadi pemimpin karena bakat-bakatnya.

b. Teori Kejiwaan.

Leaders are made and not born.
Merupakan kebalikan atau lawan dari teori keturunan.
Setiap orang bias menjadi pemimpin melalui proses pendidikan dan pengalaman yang cukup.

c. Teori Ekologis

Timbul sebagai reaksi terhadap teori genetis dan teori social.
Seseorang hanya akan berhasil menjadi seorang pemimpin, apabila pada waktu ahir telah memiliki bakat, dan bakat tersebut kemudian dikembangkan melalui proses pendidikan yang teratur dan pengalaman.
Teori ini memanfaatkan segi-segi positif teori genetis dan teori social.
Teori yang mendekati kebenaran.

2. Teori Kepemimpinan Berdasarkan Sifat.

Di tinjau dari segi sejarah, pemimpin atau kepemimpinan lahir sejak nenek moyang, sejak terjadinya hubungan kerjasama atau usaha bersama antara manusia yang satu dengan dengan manusia yang lain untuk menjapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Jadi kepemimpinan lahir bersama – sama timbulnya peradaban manusia.

• Machiavelli
Ia terkenal tentang nasehatnya mengenai kebijaksanaan yang harus dimiliki oleh seorang Perdana Mentri, yaitu antara lain harus mempunyai keahlian dalam :
a. Upacara – upacara ritual, kebaktian keagamaan
b. Peratuaran dan perundang – undangan
c. Pemindahan dan pengangkutan
d. Pemberian honorium/pembayaran dan kepangkatan
e. Upacara – upacara dan adat kebiasaan.
f. Pemindahan pegawai untuk menhindarkan kegagalan
g. Bertani dan pekerjaan lainnya.

• Empuh Prapanca dengan bukunya yang terkenal Negara Kertagama menyebut 15 sifat yang baik yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin yaitu:
a. Wijana, sikap bijaksana
b. Mantri wira, sebagai pembela negara sejati
c. Wicaksaning naya, bijaksana dalam arti melihat masa lalu, kemampuan analisa, mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
d. Matanggwan, mendapat kepercayaan yang tinggi dari yang dipimpinnya.
e. Satya bakti haprabu, setia dan bakati kepada atasan (loyalitas).
f. Wakjana, pandai berpidato dan berdiplomasi.
g. Sajjawopasama, tidak sombong, rendah hati, manusiawi.
h. Dhirrottsaha, bersifat rajin sungguh- sungguh kreatif dan penuh inisiatif.
i. Tan-lalana, bersifat gembira, periang.
j. Disyacitra, Jujur terbuka.
k. Tancatrisan, tidak egoistis.
l. Masihi Samastha Bhuwana, bersifat penyayang, cinta alam.
m. Ginong Pratidina, tekun menegakkan kebenaran.
n. Sumantri, sebagai abdi negara yang baik.
o. Ansyaken musuh, mampuh memusnakan setiap lawan.

• Ajaran Hasta Brata.
Hasta Bhrata (delapan pedoman pilihan) yang terdapat dalam kitab Ramayana berisi sifat - sifat positif sebagai pedoman bagi setiap pemimpin adalah :
a. Sifat matahari (surya) Yaitu:
- Menerangi dunia dan memberi kehidupan pada semua mahluk.
- Menjadi penerang selurah rakyat.
- Jujur dan rajin bekerja sehingga negara aman dan sentosa.
b. Sifat bulan (candra) yaitu:
- Memberi penerangan terhadap rakyat yang sedang dalam kegelapan (kesulitan)
- Menerangkan perasaan dan melindungi rakyat sehingga terasa tentram untuk menjalankan tugas masing- masing.
c. Sifat Bintang (kartika) yaitu:
- Menjadi pusat pandangan sumber susila dan budaya, dan menjadi suri tauladan
d. Sifat Awan yaitu :
- Dapat menciptakan kewibawaan
- Tindakan mendorong agar rakyat tetap taat.
e. Sifat Bumi yaitu:
- Ucapanya sederhana.
- Teguh, dan kokoh pendiriannya.
f. Sifat Samudera,yaitu:
- mempunyai pandangan yang luas
- membuat rakyat seia sekata.
g. Sifat Api (Agni) yaitu:
- Menghukum siapa saja yang bersalah tanpa pandang bulu.
h. Sifat Angin (Bayu) yaitu :
- terbuka dan tidak ragu – ragu terhadap semua masalah.
- Bersikap adil terhadap siapa pun.

• The Traits and abilities Theory yang dikemukakan oleh stogdill dengan menekan pada kwalitas individu dan terdapat relevansi yang erat antara sifat dan kepemimpinan (capacity, status, participation, responsibility,achievement).

3. Teori Kepemimpinan Berdasarkan Tingkah Laku.

Dengan memusatkan pada ciri-ciri dan gaya yang dimiliki oleh setiap pemimpin yang bersangkutan, mereka yakin akan berhasil dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya. Sehingga gaya dan ciri-ciri tersebut akan menimbulkan berbagai tipe.

Ada beberapa tipe kepemimpinan.
1. Tipe Otoriter
Tipe ini mempunyai sifat-sifat:
a. Semua kebijaksanaan ditentukan oleh pemimpin
b. Organisasi dianggap milik pribadi pemimpin
c. Segala tugas dan pelaksanaannya ditentukan oleh pemimpin .
d. Kurang ada partisipasi dari bawahan .
e. Tidak menerima kritik, saran dan pendapat bawahan .

2. Tipe Demokratis
a. Semua kebijaksanaan dan keputusan dilakukan sebagai hasil diskusi dan musyawarah .
b. Kebijaksanaan yang akan dating ditentukan melalui musyawarah dan diskusi.
c. Anggota kelompok, bebas bekerjasama dengan anggota yang lain, dan berbagai tugas diserahkan kepada kelompok .
d. Kritik dan pujian bersifat objektif dan berdasarkan fakta-fakta .
e. Pemimpin ikut berpartisipasi dalam kegiatan sebagai anggota biasa .
f. Mengutamakan kerjasama .

3. Tipe Semuanya
a. Kebebasan diberikan sepenuhnya kepada kelompok atau perseorangan di dalam pengambilan kebijaksanaan maupun keputusan .
b. Pemimpin tidak terlibat dalam musyawarah kerja .
c. Kerjasama antara anggota tanpa campur tangan pemimpin .
d. Tidak ada kritik, pujian atau usaha mengatur kegiatan pemimpin .
Di samping ketiga gaya kepemimpinan diatas Sondang P.Siagian, MPA.,Ph.D. mengemukakan tipe pemimpin yang lain, ialah:

4. Tipe Militeristis
a. Lebih sering mempergunakan perintah terhadap bawahan .
b. Perintah terhadap bawahan sangat tergantung pada pangkat dan jabatan .
c. Menyenangi hal-hal yang bersifat formal .
d. Sukar menerima kritik .
e. Menggemari berbagai upacara .

5. Tipe Paternalistik
a. Bersikap melindungi bawahan .
b. Bawahan dianggap manusia yang belum dewasa .
c. Jarang ada kesempatan pada bawahan untuk mengambil inisiatif .
d. Bersikap maha tahu .

6. Tipe Karismatis
a. Mempunyai daya tarik yang besar, oleh karenanya mempunyai pengikut yang besar .
b. Daya tarik yang besar tersebut kemungkinan disebabkan adanya kekuatan gaib (supernature) .

Disamping teori yang telah dikemukakan diatas, ada teori lain yang Dikemukakan oleh W.J. Reddin dalam artikelnya yang berjudul “What Kind of Manager”.
Ada tiga pola dasar yang dapat dipakai untuk menentukan watak atau tipe seorang pemimpin. Ketiga pola dasar tersebut :
1. Berorientasi tugas (task orientation).
2. Berorientasi pada hubungan kerja (Relationship orientation).
3. Berorientasi pada hasil (effectiveness orientation).

Berdasarkan sedikit banyaknya orientasi atau penekanan ketiga hal diatas pada diri seorang pemimpin akan dapat ditentukan delapan tipe pemimpin masing-masing ialah:
1. Deserter
2. Bureaucrat
3. Missionary
4. Developer
5. Autocrat
6. Benevolent autocrat
7. Compromiser
8. Executive

Sumber :

UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber).
Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan).
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media).
Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima).
Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek).
Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Hambatan Komunikasi :

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.

Sumber :

KLASIFIKASI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya.

Tetapi banyak manager perusahaan/organisasi berfikir bahwa penerapan keamanan pada informasinya menguras sumber daya dan tidak memberikan jaminan keamanan yang diinginkan. Sehingga memberikan kesimpulan bahwa biaya keamanan yang diberikan tidak sebanding dengan keuntungan yang diperoleh organisasi.

Bisa jadi yang dilakukannya adalah memberikan pengamanan informasi secara sama rata atau tidak tepat terhadap aset informasi yang dimiliki. Sehingga mengakibatkan biaya yang dikeluarkan menjadi tidak efisien dan tidak sebanding dengan nilai informasi itu sendiri.

Dalam kenyataannya tidak semua informasi mempunyai nilai guna yang sama, atau memiliki risiko yang sama, mekanisme perlindungan dan proses recovery-nya atau lainnya pun, pasti berbeda. Sehingga agar menjadi efisien, informasi sebagai aset organisasi harus diberikan klasifikasi berdasarkan risiko, nilai guna data, atau kriteria lainnya yang ditentukan dalam organisasi.

Mengapa informasi perlu diklasifikasikan

Seringkali organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai contoh adalah informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau harus diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi dengan konsumennya atau mitra bisnisnya.

Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya. Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi sangatlah penting. Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

Keuntungan melakukan klasifikasi data/informasi bagi organisasi adalah :

Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data dalam organisasi.
Menghemat biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan hanya terhadap data yang memang memerlukannya.
Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata kualitasnya.
Mendukung pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi yang lebih baik dimasa yang akan datang.
Menyediakan proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan menentukan prioritas serta nilai data.

Sistem pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi mudah dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.

Memulai melakukan pengklasifikasian informasi

Sebelum melakukan pengklasifikasian informasi, seorang profesional keamanan informasi (profesional KI) perlu memberikan beberapa pertanyaan terhadap proyeknya itu :

- apakah pihak eksekutif mendukung ?

Tanpa dukungan eksekutif, pengklasifikasian informasi menjadi sulit dicapai atau tidak akan berpengaruh dalam organisasi. Sebab dukungan eksekutif penting dalam upaya mensosialisasikan regulasi klasifikasi informasi.

- apa yang akan dilindungi dan dari apa ?

Profesional KI perlu membuat matrik analisa serangan dan resiko yang mungkin akan terjadi terhadap data/informasi organisasi, disertai solusi untuk mengeliminir resiko dan serangan tersebut. Selain itu perlu diberikan juga analisa impak yang terjadi terhadap organisasi atas serangan/resiko dan recoverinya.

- apakah terdapat kebijakan tertentu yang harus dipertimbangkan ?

Kebijakan tertentu bisa saja berdampak pada pengklasifikasian informasi, untuk itu seorang profesional KI perlu mengetahui semua kebijakan yang ada dalam organisasi yang akan berpengaruh dalam implementasi keamanan informasi.

- apakah organisasi mempunyai rasa memiliki data ?

Organisasilah yang memiliki data, bukan milik bagian TI. Sehingga organisasi secara keseluruhan harus mempunyai tanggung jawab terhadap pengelolaan data/informasi tersebut. Bila hanya diserahkan pada orang-orang TI saja, tentunya akan menjadi tidak efektif. Sebab pengamanan data merupakan keseluruhan proses yang terjadi terhadap setiap kegiatan dari data itu.

Bagaimana informasi diklasifikasikan

Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut :

Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi.
Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi.
Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi.
Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi.
Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.
Mengklasifikasi informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya :

Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera;
Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret, confidential;
Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai;
Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam;
Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read only;
Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi;
Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client, staff only.

Contoh pengklasifikasian informasi

Restricted : informasi yang dilindungi, yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan privasi.

Sensitive : informasi penting yang dilindungi dimana bila tidak ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau berdampak pada bisnis, finansial dan hukum.

Operasional : informasi yang bila tidak ditangani dengan benar menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi.

Private : merupakan informasi data pribadi atau data milik perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum.

Unrestricted : yang dapat diakses secara bebas sebagai informasi umum.

Sumber :

http://hadiwibowo.wordpress.com/2008/08/05/klasifikasi-informasi/

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan.

Terdapat 4 metode bagaimana cara organisasi dalam pengambilan keputusan, ke 4 metode tersebut adalah : yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority rule after discussion), dan kesepakatan (consensus).

a. Kewenangan Tanpa Diskusi

Metode pengambilan keputusan ini seringkali digunakan oleh para pemimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu, metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidak percayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok,daripada keputusan yang diambil secara individual.

b. Pendapat Ahli

Kadang-kadang seorang anggota organisasi oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karenasangat sulit menentukan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik; untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

c. Kewenangan Setelah Diskusi

Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama. Karena metode authority rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan mengingkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas. Dengan perkataan lain, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu pada anggota organisasi akan bersaing untukmempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan. Artinya bagaimana para anggota organisasi yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

d. Kesepakatan

Kesepakatan atau konsensus akan terjadi kalau semua anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari seluruh anggota organisasi akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu metode konsensus sangat penting khususnya yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

Namun demikian, metodepengambilan keputusan yang dilakukan melalui kesepakatn ini, tidak lepas juga dari kekurangan-kekurangan. Yang paling menonjol adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan di atas, menurut Adler dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode lebih unggul dibandingkan metode pengambilan keputusan lainnya. Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dalam situasi tertentu, bergantung pada faktor-faktor:

Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan,
Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok, dan
Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

Menurut Herbert A. Simon, Proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

Kegiatan Intelijen : Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.
Kegiatan Desain : Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.
Kegiatan Pemilihan : Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan keputusan meliputi:

Proses pencarian/penemuan tujuan
Formulasi tujuan
Pemilihan Alternatif
Mengevaluasi hasil-hasil

Pendekatan konperhensif lainnya adalah dengan menggunakan analisis sistem, Menurut ELBING ada lima langkah dalam proses pengambilan keputusan:

Identifikasi dan Diagnosa masalah
Pengumpulan dan Analisis data yang relevan
Pengembangan dan Evaluasi alternative alternative
Pemilihan Alternatif terbaik
Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap hasil-hasil

Sumber :